Die Quellenlage zu den Heimorten in Thüringen hat Agnès Arp, Wissenschaftlerin an der Friedrich-Schiller-Universität, 2012 im Forschungsbericht zur sozialen Lage ehemaliger DDR-Heimkinder in Thüringen ausführlich beschrieben. Noch ausgehend von einer, nach heutigem Wissensstand, geringeren Zahl an Heimen, plädierte Arp schon damals, dass hinsichtlich „einer genauen Erschließung der Zahl und der territorialen Verteilung jener Heime […] eine systematische Untersuchung in den Thüringer Archiven dringend notwendig“ ist. Ihrem Bericht angehangen ist ein tabellarischer Überblick über die Archivbestände zu den Themen Heimkinder/ Kinderheime in Thüringen, der auf Einsichtnahme in die Findmittel, aber auch auf Auskünften der Archivare fußt. Es gibt in Thüringen 6 Staatsarchive, 18 Kreisarchive und 61 Stadtarchive. Unterlagen mit Informationen zu den Heimorten liegen unterschiedlich verteilt in diesen Archiven.
Hinweise auf Heimorte geben beispielsweise die sogenannten Erziehungsakten, die, sofern sie noch vorhanden sind, die Schritte der Heimbiografie über Einweisung, Weiterleitung in andere Heime bis zur Entlassung nachvollziehen lassen.
Für die Einweisung eines Kindes in ein Kinderheim, in Spezialkinderheime oder einen Jugendwerkhof war die Abteilung Volksbildung, Referat Jugendhilfe/ Heimerziehung bei den Räten der Kreise oder den kreisfreien Städten zuständig. Für die Zeit ab 1952 befanden sich daher Unterlagen zunächst bei den „Fachdiensten“, also den Jugendämtern, von wo sie vor allem in die Stadt- und Kreisarchive überführt worden sind. Sie sind also im Idealfall dort archiviert.
Das ist nicht immer der Fall, es kann auch vorkommen, dass Einzelfallakten noch bei den Fachdiensten der Jugendämter aufbewahrt werden. Akteneinsicht sollte nach Rücksprache mit den Amtsleitungen der Jugendämter erfolgen. Wegen Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind viele „Erziehungsakten“ legal „kassiert“ – also vernichtet – worden; in diesen Fällen müsste ein Einweisungsbuch wenigstens Aufschluss über die Ersteinweisungsbeschlüsse geben; mitunter sind Akten auch einfach ohne Einhaltung der Vorgaben vernichtet worden. Das Projekt „Virtuelle Gedenkstätte“ möchte auch Hilfestellung bei der Suche nach den eigenen Akten leisten.
In den Thüringer Staatsarchiven findet sich die ministeriale und bezirkliche Überlieferung zwischen 1945 und 1990 in Form von Akten des Referates Jugendhilfe und der Abteilungen Volksbildung der Räte der Bezirke. Im Hauptstaatsarchiv Weimar liegen Unterlagen für den ehemaligen Bezirk Erfurt von 1952 bis 1990, außerdem Archivalien für das Land Thüringen von 1945 bis 1952. Unterlagen des ehemaligen Bezirkes Suhl sind im Staatsarchiv Meiningen auffindbar, für den ehemaligen Bezirk Gera im Staatsarchiv Rudolstadt.
Im Staatsarchiv Gotha liegen Unterlagen für den Zeitraum Juni 1949 bis Oktober 1950 vor. Das Archiv hatte zwischen 1945 und 1952 nur kurz die Zuständigkeit für die thüringischen Landkreise Eisenach, Erfurt, Gotha, Mühlhausen, Nordhausen, Schmalkalden und Suhl inne. In der Akte „Kreisrat Mühlhausen Nr. 878“ finden sich beispielsweise Hinweise zu den folgenden Orten der Heimerziehung: Waisenhaus Mühlhausen, Kinderdorf Wilhelmsthal, Kinderheim Seebach, Kinderheim Tröbnitz, dem sogenannten Beobachtungsheim Stadtroda, den Mädchenheim Bad Köstritz, dem Erziehungsheim Thüringer Hof Mühlhausen, dem Jugendwerkhof Hummelshain und dem Säuglingsheim Mühlhausen.
Auch im Staatsarchiv Greiz liegen lediglich Akten für den Zeitraum 1945 bis 1952 für die Landkreise Gera, Greiz und Schleiz vor. So können aus 13 vereinzelten Akten der Kreisräte der Landkreise Gera und Greiz zur Versorgung in Kinderheimen Rückschlüsse zu den Heimorten in diesen Landkreisen gewonnen werden. Zudem finden sich im Online-Findbuch Hinweise auf das Frauenjugendgefängnis Hohenleuben von 1924 bis 1951.
Im Staatsarchiv Meiningen sind Unterlagen für den Zeitraum von 1949 bis 1990 archiviert, beispielsweise ein großer Bestand zum Jugendwerkhof Römhild (1941-1961), ein unvollständiger Bestand zum Durchgangsheim Schmiedefeld und ein Bestand zum Hilde-Coppi-Heim Schleusingen (1974-1994). Zudem existieren Verwaltungsunterlagen des Rates des Bezirkes Suhl, hierunter u. a. zum Bezirksaufnahmeheim Schmalkalden (1955-1970).
Im Staatsarchiv Rudolstadt sind zahlreiche Unterlagen zu den Kinderheimen und den Jugendwerkhöfen sowie generell zur Jugendhilfe des Bezirkes Gera für den Zeitraum von 1946 bis 1991 vorhanden. Im Bestand des Rates des Bezirkes Gera, Abteilung Bildung, Kultur und Sport finden sich u. a. Akten zum Kinderheim der Inneres Mission (Michaelisstift) in Gefell (1948-1953), zu den Kinderheimen in Bad Blankenburg und Rausdorf (1948-1961). Verzeichnisse der Kinderheime im Bezirk Gera von 1952 bis 1960, Statistiken und statistische Berichterstattungen über Kapazität und Belegung der Heime von 1975 bis 1989 sowie zahlreiche Akten zur Anordnung der Heimerziehung ab 1974 ergänzen die Hinweise zu den Heimorten im Bezirk Gera.
Im Hauptstaatsarchiv Weimar sind allgemeine Unterlagen zu den Kinderheimen im Land Thüringen von 1945 bis 1952 im Bestand Büro des Ministerpräsidenten, Hauptabteilung Gesundheitswesen und in den Ministerien für Volksbildung und des Inneren auffindbar. Für den Zeitraum von 1952 bis 1990 versprechen Akten des Bezirkstages und des Rates des Bezirkes Erfurt und der Kreisräte der Landkreise Jena und Weimar weitere Informationen zu den Heimorten im Bezirk Erfurt. Im Bestand Rat des Bezirkes Erfurt, Abteilung Volksbildung, gibt beispielsweise eine Akte aus dem Jahr 1954 Aufschluss über die Arbeit der Referate Jugendhilfe/ Heimerziehung in den Kreisen.
In den 18 Thüringer Kreisarchiven sind relevante Unterlagen unterschiedlich umfangreich vorhanden. Beispielsweise lagern im Kreisarchiv des Landkreises Weimarer Land in Apolda Akten zu den Kinderheimen „Magnus Poser“ und Landhof Holzdorf
In 17 von den 61 Stadtarchiven befinden sich Unterlagen zu Heimorten. Das sind die Stadtarchive Bad Lobenstein, Eisenach, Erfurt, Gotha, Heilbad Heiligenstadt, Jena, Kahla, Meuselwitz, Mühlhausen, Nordhausen, Rudolstadt, Schleiz, Sondershausen, Stadtilm, Suhl, Weißensee und Weimar.